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予定とタスクとプランの違いを説明できない!?そんなアナタはビジネスマンとして失格かも…


 

朝、パソコンを開いたら目に付いたファイルから片付けるなど、やみくもに仕事を始めるようなことは、よほど暇なときでない限りやらないでしょう。

必ず、その日に最も優先しなければならないことが、何かあるはずです。そして、その最優先事項にとりかかるわけですが、ここで、次のような疑問がわいてきます。

「なぜ、それが最優先事項だと分かるのか?」

何も見ずに、何も書かずに、最優先事項が分かるのであれば、記録もタスク管理も必要なくて、こんなに楽なことはありません。

しかし、現実には、定期的な案件の締め切り、単発の案件の締め切り、定期的なミーティング、突発的なミーティング、事務、経理、プライベートの予定と、とてもじゃないけれど、自分で覚えておいて、ずっと忘れないでいるのは難しいほど、いろいろな用件が入り乱れて重なっているのです。そうしたすべての用件を、適切なタイミングで思い出せるようにするのがタスク管理ですが、私は「用件」そのものを3種類に分けて考えています。

・予定
予定ともスケジュールとも言いますが、主に「人との約束」を予定としています。たとえば、ミーティングを一人ですることはないので、ミーティングは予定ということになります。また、締め切り(納品)は、クライアント(人)との約束ですから、これも予定になります。

・タスク
タスクは、予定(人との約束)を守るために、実際に実行しなければならないことです。ミーティングという予定のために事前に資料の作成が必要ならば、資料を作成する作業はタスクになりますし、ミーティングのために他の場所から会議室にホワイトボードを持ってこなくてはいけないとしたら、それもタスクになります。

・プラン
プランは、今後どうするつもりかを決めておくことです。私の場合は、連載のネタを決めたり、どの順番で書くかを決めたりすることです。「ネタを決める」行為自体はタスクなのですが、それについて書くことに決めたネタ自体はプランです。

 

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