毎朝の習慣が1日の仕事効率を決める!


始業時レビュー

始業時レビューは、出社後パソコンを立ち上げ、具体的な仕事にとりかかる前に必ず実行するようにしています。

  • メールチェック
  • スケジューラー確認
  • 手帳の確認
  • Inboxの整理
  • 連絡待ちタスクの確認
  • クローズドタスクの作成
  • TaskChuteへの転記

具体的にはこのような内容です。各項目でどのようなことをおこなっているかを説明します。

(1)メールチェック

夜のうちに受信したメールをチェックし、簡単に読めるもの、数分で返信・転送できるものはその場で処理します。

内容が自分に何らかの行動を促す内容であれば、その場でさっとGTDのフロー(処理・整理)を走らせ、自分が具体的にやることをタスクリストに追加します。

(2)スケジューラー確認

会社のスケジューラーを確認し、自分の部署のメンバーが今日どのような予定かさっと確認します。

(3)手帳の確認

前日におこなった社外での打ち合わせメモがあれば、内容を確認してやるべきことを抽出し、タスク管理ツールに登録します。

また、カレンダーに記入している予定と会社のスケジューラー、Googleカレンダーを同期させます。

(4)Inboxの整理


社外、例えば自宅や通勤途中の電車やバスのなかで思いついたアイデアやタスクは、iPhoneのメモアプリ(SnapEntry)を通して、NozbeもしくはEvernoteに送られます。始業時レビューでは、その内容を確認し行動に移すもの、資料として保存するものを整理します。

(5)連絡待ちタスクの確認

人にお願いしているタスクは「連絡待ち」と言うコンテキストで整理されています。

これは他の人にお願いしている仕事を頼みっぱなしで放置しないためです。ここでは、そのリストを確認し、締切りが近いものなど進捗が気になるものについて「確認メールを送る」などのタスクを追加します。

(6)クローズドタスクの作成

上記のステップはいわゆる、GTDの処理・整理のフローをインボックスに適用し、タスクリストを最新にする作業です。

このステップでは、そのなかから今後のスケジュールや重要度を考慮し、今日必ず実行すると決めたものを抽出します。この作業はNozbe上でおこなわれます。アプリの操作としてはタスクに☆印を付けNextActionに分類する作業となります。

(7)TaskChuteへの転記

Nozbeで整理したNextActionをTaskChuteに転記し、それぞれのタスクを終わらせるのに必要な時間を見積もり、記入します。

次に、それぞれのタスクの重要度を考えながら実行する順番を検討し、実行する順番に上から並べ替えをおこないます。

TaskChuteでは見積時間を入力することで、それらすべてのタスクを終わらせると何時になるか? を表示させられるので、この時点で作成したクローズドタスクの量が適切か、それらの見積時間が適切かを判断できます。

この時点で、やっと今日の見通しが立ったと感じられます。

人が仕事を進める上で感じるストレスは「見通しが立たないまま仕事を進める」ことで生まれます。

この仕事は本当に終わるのか、何時に終わるのか、うまくいくのか?

そのような雑念を頭の片隅に置いたまま作業をすると、心は常に軽いストレス状態に置かれ、「何かを新しいアイデアを考える」、「問題解決に向けた方策を練る」、「他の人の作業に気を配る」など、余裕のあるときには目を向けることができたことに目がいかなくなるのです。

午前中に提出すべき資料があるなど、タイトなスケジュールで出社の時間を迎えると、パソコンを立ち上げてすぐに作業の手を動かしたくなりますが、その浮き足立つ気持ちを抑え、淡々と日次レビューをおこない今日の仕事の見通しを立てる。

その結果として余裕をもった気持ちで作業を進めることができ、また周りにも気を配りつつ、作業に大きな抜けが生じてないかを判断できる。それが始業時レビューの目的であり最大の効果です。

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