仕事が山積み

タスクリスト、頭のなかにある気になることをすべて紙に書き出す


次々に頭に浮かぶ気になること

 

私がまだGTDに出会う前、手帳や会社のパソコンのディスプレイに貼り付けた付箋を使ってタスク管理をしていた頃、朝の通勤電車のなかでは、今日やるべき仕事のリストが頭のなかをグルグル回り、気持ちが押しつぶされそうになっていたものです。

何か1つの仕事の段取りについて考え出すと、その段取りに必要となる作業や、そのための資料確認、まだ受け取っていない資料を思い出し、会社に着いたらメールしようと考えるなど、やるべきことの作業リストが頭のなかで連想ゲーム的に浮かび上がり、さらにはその連想が並行して進めている別の仕事まで広がってしまう。

そして、それらの作業を終わらせるのに必要な時間を考えると、帰宅は深夜になりそうだと分かり朝からどっと疲れる。そんな毎日だったのを覚えています。

 

朝からどっと疲れる

 

そのモヤモヤはどうやって消せたのか?

 

私が通勤電車のなかで悶々と感じていたこのようなモヤモヤはどうやって消せたのか。その答えはあまりにも簡単で拍子抜けです。それは、自分がやるべき具体的なタスクも含め、頭のなかにある気になることをすべて紙に書き出すことでした。

出社してパソコンの電源を入れ、メールチェックを終わらせ、「さて今日は何から始めようか」とのんびり考えられる環境なら、手帳への簡単なメモ書きや、モニターに貼る付箋で十分です。しかし、仕事に追われて何から手を付ければ良いか分からない。

例えば、週末に提出する報告書作成にとりかかった瞬間、明日提出する見積書のことを思い出し、それを完成させるには、他部門の担当に作業のお願いをしなければならないことを思い出す。それも午前中に。そうしている間も、発注者や社内から電話やメールが入り、追加の検討や確認依頼が入る。

個人差はあると思いますが、やるべきことの総量が一定量を超えると、人の心は途端に余裕をなくします。このような環境に置かれ、精神的に追い詰められ半分パニック状態に陥っている人が落ち着きを取り戻し、目の前の作業に集中するにはどうすれば良いのか。それは、頭のなかで気になることのタスクリストを徹底的に書き出し、頭のなかから出してしまう。これが最初の一歩です。

人の脳はすべてのことを記憶しておくことはできません。どんなに重要なことであっても時間と共に忘れてしまいます。それゆえ、重要なタスクや気になることが頭のなかに1つでもあると、「忘れてはいけない」と言う気持ちが沸き起こり、それがストレスの原因になるのです。その忘れたくないことが数個であれば良いのですが、たくさんあるとどうでしょう?

 

忘れて良いと言う安心感

 

すべてのタスクを書き出しておけば、それらは自分の頭で覚えておく必要はなくなります。何か気になることがあっても、そのリストさえ見れば思い出せる。この安心感を得ることが通勤電車で感じていたストレスをなくす一番の特効薬でした。GTDをベースとしたタスク管理を身に付けて分かったことは、仕事の全容が見えなければ見えないほどストレスを感じると言うこと。自分のやることがすべてリスト化され客観視できれば、後はそれをどうやってこなしていくかと言う前向きな思考に転換できると言うことなのです。

 

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